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Mis secretos de productividad no tienen nada de mágico: trabajo sin interrupciones, he convertido lo repetitivo en sistemas, bloqueo tiempo para lo importante, no busco la perfección y reviso cada semana lo que he hecho. Aquí te cuento los nueve, tal como los aplico.
Lo explico con más calma en 10 hábitos para mejorar tu vida.
Índice
Mis 9 secretos de productividad
Y es que en varias ocasiones me han preguntado cómo hago para hacer tantas cosas sin tener un equipo. Supongo que las «cosas» a las que hacen referencia incluyen todo lo que he venido haciendo durante este último año:- Publicar una newsletter casi a diario durante muchos meses, ahora semanal Una buena vida
- Crear contenido de forma periódica en LinkedIn
- Leer 3 o 4 libros al mes
- Escribir y publicar mi newsletter ¡Buenos días, gente! (ya no lo hago)
- Enviar cada semana (todos los domingos) una lección a los suscriptores de mi membresía LIFE
- Hacer sesiones de consultoría con mis clientes Premium
- Comer y cenar todos los días en casa con mi familia
- Hacer ejercicio durante una hora 4 días a la semana
- Escribir el contenido de la suscripción IDEAS PODEROSAS (llevo más de 100 emails de alrededor de mil palabras). Lo reciben durante todo un año.
- Escribir el contenido de la suscripción ARQUITECTO DIGITAL. Lo reciben mis suscriptores durante todo un año. No está repetido, son dos suscripciones diferentes.
- Impartir mis clases como profesor del Master de Coaching y del Master de Interiorismo y Arquitectura.
- Crear mis programas formativos y cursos online (ahora mismo estoy creando 2 nuevos)
- Reuniones, contactos, emails, entrevistas en Podcasts, Etc….
1. No tengo jefes
Para ser productivo no hace falta que trabajes por tu cuenta, pero si eres autónomo juegas en otra liga, para bien y para mal. Yo soy mi jefe y hago lo que quiero, tengo libertad absoluta. Si tienes un jefe lo tienes mil veces más complicado. Trabajar por mi cuenta me permite planificar y controlar mi tiempo.2. Nadie me interrumpe
No tengo largos desplazamientos para ir al trabajo, la gente no aparece de pronto en mi oficina para charlar, y no tengo que ir a reuniones que solo sirven para perder el tiempo. Eso si, tengo reuniones con clientes, llamadas telefónicas (incluyendo Vodafone y similares) pero previamente ya he reservado las horas importantes para mi. Eso es sagrado.3. He creado sistemas
Aunque siempre he sido desordenado, he aprendido a crear sistemas que me permiten aprovechar y optimizar mi tiempo. Estos sistemas me permiten hacer las cosas de la forma más eficiente posible.. Cada hora de mi tiempo intento que sea una inversión y que me produzca algún tipo de rentabilidad en el futuro. Además, por otro lado, la mayor parte de las cosas que hago no me llevan tanto tiempo como puedas pensar. Mi actividad diaria (incluida la consultoría) se basa en métodos y herramientas que he ido desarrollando y puliendo con los años. Y, aunque el trabajo es personalizado con cada cliente, tengo numerosas herramientas, plantillas y documentos. No tengo que reinventar la rueda cada vez que hago algo.4. He aprendido a escribir
Ya que me he convertido en un creador de contenido he dedicado tiempo a aprender a escribir: copywriting, storytelling y principios básicos de comunicación. Escribir me resulta relativamente fácil y es una habilidad que sigo perfeccionado. Cada vez que lo haces te vuelves mejor haciéndolo.5. No soy perfeccionista.
Aunque lo era, pero ya no lo soy (tanto). No me importa crear y publicar textos o contenidos que son mejorables. De hecho, de vez en cuando leo algunos viejos artículos que escribí y siento algo de…vergüenza. Eso también quiere decir que voy aprendiendo y mejorando. Así que no me importa.6. Bloqueo tiempo para las cosas importantes
¿Cuáles son estas cosas importantes? Hacer ejercicio (mi salud), recoger a mi hijo del cole, comer y cenar en casa, desayunar con mi mujer, estar con mis hijos y poder ir a verlos cuando quiero. Las cosas importantes son todas esas cosas que el dia de mañana no te vas a arrepentir de haberle dedicado tu tiempo. Al estar protegidas (en mi agenda), el tiempo restante es el que tengo disponible para mis clientes, reuniones y demás tareas. Las urgencias y falta de planificación de los demás no debemos sufrirlas nosotros.7. Dedico 10 minutos cada mañana a planificar el día
Tengo mi Bullet Journal donde planifico y anoto todas las tareas, reuniones, eventos, ideas y pensamientos. Es una herramienta que te recomiendo. Es simple y funciona.8. Hago análisis y revisión del mes, una vez finalizado.
Anoto todo lo que he hecho, lo mejor que me ha pasado, las cosas que he aprendido, las dudas y bloqueos, a qué tareas he dedicado más tiempo, qué cosas me impiden avanzar y qué objetivos debo fijar. También reflexiono sobre los resultados que quiero obtener. Esto supone empezar cada mes con una nueva motivación, con la ilusión de empezar el año nuevo.9. Reutilizo mi trabajo.
Como te decía antes, no hace falta reinventar la rueda, después de 10 años dedicado al coaching y el desarrollo personal tengo mucho contenido creado y eso me lleva a conectar ideas y poder crear nuevos enfoques con el contenido ya existente. Me permite obtener nuevas ideas y reescribir viejos artículos. Intento crear contenido atemporal con lo que el tiempo dedicado a ello se vuelve más valioso, al poder rentabilizarlo en el futuro. Eso es todo, espero que te sea útil.Te recomiendo leer también las barreras mentales que frenan tu productividad.
Herramientas para gestionar tareas y proyectos sin perder la concentración
Los secretos anteriores se apoyan en pocas herramientas, pero bien elegidas. No hace falta llenar el móvil de aplicaciones: con cuatro tipos cubres casi todo. Estas son opciones conocidas en cada categoría para que elijas la que mejor encaje contigo:
| Tipo de herramienta | Para qué sirve | Opciones habituales |
|---|---|---|
| Gestor de tareas | Sacar las tareas de tu cabeza y priorizarlas | Todoist, Microsoft To Do, TickTick |
| Gestión de proyectos | Seguimiento de proyectos con varias personas y fases | Trello, Asana, Notion |
| Calendario | Bloquear tiempo para el trabajo importante | Google Calendar, Outlook |
| Notas y documentación | Guardar ideas, procesos y plantillas reutilizables | Notion, Evernote, Google Docs |
Productividad en equipo: lo que cambia cuando no trabajas solo
Si diriges un equipo, tu rendimiento depende también del de los demás. Tres reglas marcan la diferencia: que cada tarea tenga un único responsable y una fecha, que la información esté en un sitio compartido (no en el correo de cada uno) y que haya un momento fijo de seguimiento semanal. Y evita la multitarea también como líder: pedir cinco cosas urgentes a la vez es la forma más rápida de que no salga ninguna. Para profundizar, mira la relación entre hábitos y productividad.
Estos secretos de productividad funcionan cuando los conviertes en sistema. Si quieres diseñar el tuyo con acompañamiento, en el Sistema Operativo Personal lo trabajamos en 90 días.
Preguntas frecuentes sobre productividad personal
¿Cuál es el mejor truco de productividad?
Bloquear en tu agenda tiempo sin interrupciones para la tarea más importante del día, y protegerlo como si fuera una reunión con un cliente. Funciona porque la mayoría de jornadas se pierden en tareas pequeñas y urgentes. Si la tarea importante ya tiene su hueco reservado, avanza aunque el resto del día se complique.
¿Cómo evitar las interrupciones?
Silencia notificaciones, cierra el correo mientras trabajas en bloques y acuerda con los demás momentos concretos para atenderles. Al principio cuesta, porque estamos acostumbrados a responder al momento. Pero en pocas semanas el entorno se adapta y descubres que casi nada era tan urgente como parecía.
¿El perfeccionismo reduce la productividad?
Sí. Retrasa las entregas y consume tiempo en detalles que nadie valora. Mejor terminado que perfecto, y mejorar en la siguiente versión. El perfeccionismo también tiene un coste oculto: evita que te expongas. Publicar, presentar o entregar antes te da información real para mejorar, algo que ningún retoque en privado puede darte.
¿Qué relación hay entre hábitos y productividad?
Total: la productividad se apoya en rutinas. Lo explico en hábitos y productividad. Cuando lo importante está convertido en rutina, no gastas energía en decidir cuándo hacerlo. Por eso los mejores sistemas de productividad empiezan por diseñar bien las rutinas de cada día.
Si este punto te interesa, sigue con la relación entre hábitos y productividad.
